皆さま、こんにちは！Workstyle-reform.com運営会社の株式会社DATA KIT、
マーケティング企画部の青木です。

DATA KITは、今年度から”リモートワーク”の試験実施をスタートしました。
そんな話があったとある日、とあるバーでお酒を飲みながら、代表・喜多と私の会話↓

喜多:「生産性向上のために、リモートワークを導入しようと思う」
青木:「リモートワークOKってことは、会社来なくていいってことですよね…」
喜多:「まぁ、そうとも言える」
青木:「会社来なくていいってことは、日本にいなくてもいいってことですよね…」
喜多:「え？」
青木:「じゃあ僕、NY行きたいです！っていうか行ってきます！！！」
喜多:「えっ？」
青木:「いとこ住んでるんで！滞在費かからないので！行ってきます！！」
喜多:「(笑)」

という、嘘のようなぶっ飛んだ始まり方でしたが、それから数か月後、
ただいまNYに来ています(唐突)。

実際、リモートワークで海外にいながら勤務するとどうなるのか

昨今、日本全国で「働き方改革」が叫ばれる中、在宅勤務、フレックス、残業削減といった言葉を聞かない日はないのではないでしょうか。そして、あらゆる企業において「ライフワークバランスを重視した働き方」への転換は、もはや避けては通れない命題となり、様々な取り組みがなされていることと思います。

そこで今回は、唐突に始まった1か月の海外リモートワークの様子をお伝えしながら、「現実的に、リモートワークになるとどんなことが起きるのか(しかも昼夜逆転の時差付き)」を数回に分けてレポートいたします。

記念すべき第一回目は、「準備編」と題して、海外からリモートワークするにあたって渡航する前に話し合ったことや、決めたルール、使ったツールのご紹介をします。

最大、かつ最強の問題。それはやはり”時差”！

NYと日本では、14時間の時差があります。その上サマータイムといって、春～秋にかけてNYでは1時間早い時間が採用されます。(これがややこしいのなんのって…

6月中旬の今は、サマータイム実施中なので1時間早くなり、日本との時差は-13時間。日いずる国日本なので、NYから見ると日本のほうが13時間進んでおり、こちらの晩御飯くらいに、日本で翌日のお仕事が始まります。

ですので私は、「寝る前に連絡する！何かあったらその時に伝えて」と社内に共有。日本時間の朝10時:NY時間の21時に、できる限り日本へ連絡を取れることで、時差の課題をクリアしようと考えたわけです。結果、これは大正解。やっぱり、テキストだけではなく直接、連絡を取る時間を作っておかなければ、仕事は遅々として進まなかったかもしれません。

現地時間で確保する8時間程度の勤務時間に合わせて、少なくとも2日に一回は、直接WEBミーティングなどで、チームのミーティングを予定しておくことが望まれます。

使うツールは？データ共有の方法などは？

次に大事なのは、社外で仕事をするにあたってどのツールを選択するか、です。会社としてどのようなツールを使っていくかは、何も海外に誰かが行くからではなく、【日ごろの効率 = 会社全体の生産性】に関わる大きな選択です。DATA KITでは、以前から下記のツールを使っていました。

• メール等全般 = Office365
• 社内連絡ツール = LINE WORKS
• データ共有・保管 = Evernote Business
• タスク管理ツール = Torello
• Web会議システム = zoom (一部有料版)
• ブラウザ = Google Chrome

お気づきでしょうか…。そう、すべてクラウドでのやり取りを意識したツールです。つまり、「海外に行くから」と準備をしなくても、以前より私たちはクラウドツールを活用し、どこからでもデータにアクセスできる仕組みを取り入れていました。

そのため、海外に行くにあたって特別に導入したツールはなく、すべて、もともと使っていたものを、そのまま使うことができました。実際、NYに来るからとパソコンの整理をしたのは、出発二日前。デスクトップに散らかしていたファイルを、Evernoteに保存しただけです。これは、リモートワークを始めるにあたって優れた利点であり、皆様の会社でも今すぐにお試しいただける方法です。

滞在先でのネット接続環境は？

クラウドツールの唯一にして最大の弱点である、「ネットワーク環境への接続」について事前に可能な限り調べておくことをお勧めします。

私は今回、NYに住んでいる親戚宅に押し掛けたため、親戚宅で使っているWi-Fiをそのまま利用することができました。ネット大国アメリカらしく、一般的なケーブルテレビの回線ですが、下り200Mbpsをたたき出す超高速回線。日本の自宅より快適なネット環境で、難なくお仕事環境を構築可能でした。

フリーのWi-Fiはあてにしないほうがベター！

また別の記事で紹介をしますが、アメリカではあらゆるところでフリーのWi-Fiに接続することができます。公立の図書館や個人経営のカフェに至るまで、あらゆるところで、です。しかし、フリーのWi-Fiはセキュリティが一切担保されていません。ここで入力したIDとパスワードが抜き取られ、悪用されることもなきにしもあらず…。大切な顧客情報などが洩れたら一大事です。そのため、どこの国でもフリーのWi-Fiはあてにせず、自前でネット接続環境を用意することが求められます。

最近では各国で、「接続制限なし」のプリペイド式SIMカードや、Wi-Fiのルーターを借りることができます。みんな大好き 価格.comに、各国のWi-Fiレンタルについてまとまっているページがありますので、ぜひ参考にしてください。

価格.com – 海外Wi-Fiレンタル料金比較【全28サービス】
http://kakaku.com/mobile_data/world-wifi/
(URLは、2018年6月時点のもの)

ぜひ渡航前にお調べになり、セキュアで容量を気にせず使える回線を確保してください。ここは、費用を惜しまないことが成功の秘訣です。

まとめ

さて今回は、海外でリモートワークするにあたって時差と使用ツール、ネット環境の構築などについて紹介をしました。

• 互いにしんどくない時間で、WEBミーティングする時間を決めておく
• すべて、クラウドに対応したツールを日ごろから使っておく
• Wi-Fi環境については、現地の人より詳しくなるぜ！くらいの調査をしておく
• 【番外編】無理だと思っても頑張って上司を説得してみる(笑)

では次回は、離れた場所で時差もある中、どのようにチームでお仕事を進めていくのか、弊社で実践しているTorelloを使ったプロジェクトタスク管理の方法をご紹介します。

Torelloを使ったプロジェクトタスク管理は、未来の仕事を見える化し、その日の業務をクリアにする方法でもありますので、リモートワークを導入予定でない企業様にもお勧めの方法です。

オフィスを飛び出したその先に…

待っているのは別世界。文字通り、日本とは別の世界。今日は、Wi-Fi完備の恐ろしく素敵なNY公立図書館でお仕事してきました。ここは外の公園エリアでもW-Fiがつながるので、NYを訪れた際はぜひ行ってほしい素敵ポイントです。

では、また次回！