Webライターの世界では、Googleツールでドキュメント共有などが一般化しています。Officeツールを利用せずGoogleドキュメントを利用する理由は、「共有」が出来るから、なのです。

実は、Microsoft365でも全く同じ機能があるのをご存じですか？その名も「共有」機能です。業務効率を上げられる共有機能についてご紹介いたします。

Microsoft365のみで使える機能：「共有」機能

Microsoft365では、1つのファイルを共有し、リアルタイムに相互で更新しあえる「共有機能」と呼ばれる機能をもっています。Word、Excel、PowerPointすべてにこの機能はあります。この機能を利用することでインターネットを介して複数の許可されたユーザ間で同じファイルを同時に更新できます。

Googleドキュメントを利用された方は、共有機能を利用されたことがあるかと思いますが、イメージは全く同じです。

共有方法は非常に簡単

まずはその利用方法についてです。Microsoft365によるファイル共有はとても簡単です。具体的には下記のとおりです。

1．共有ファイルをOneDrive上に配置する
※共有したくとも、クラウド上にアップしてなければできませんのでまずはOneDrive上に配置します。

２．ファイルを開きます。

３．アプリケーション右上にある、共有ボタンを押します。

４．リンクの送信画面を確認します。
※上部に「リンクを知っていれば誰でも編集できます」となっていることを確認します。

5．リンクのコピーボタンをクリック
※コピーして取得したリンクを共有したい方に送付すれば完了です。

共有機能でできる事

それでは共有機能を使ってどのようなことが出来るのでしょうか？共有機能で便利になる3つの機能を紹介しましょう。

リアルタイムで共同作業ができる

1つ目は1つのファイルを複数人でリアルタイム編集が出来る点です。例えばパワーポイントのプレゼン資料作成時に、ページを分けて複数人で作成する方法があります。通常であれば別々のファイルで作成、後でマージなどという手法を取りますが、この共有機能を利用することで全員同じファイルで作業ができるのです。

これにより前後関係などを確認しながら作業ができるようになり、且つ後でマージするなどの手間が減りますので効率を上げることが出来ます。

コメントアウト機能

2つ目はコメントアウト機能です。多くのメンバーで編集しているとどこでどんな更新をしたのかわかりづらくなります。また他の方に修正をお願いするにしても別の方法、例えばメールやチャットでは伝わりづらいですよね。こんな時に便利なのがコメントアウト機能です。

コメントアウト機能は資料上の特定の部分を選定、その部分に対しコメントを入れられます。またコメントは誰がいつしたものか？履歴を残せることや、回答を記入できることもあり、リアルタイムに修正や相談のやり取りをすることが可能になります。

社外の方と共有できる

3つ目は社外の方と共有できる点です。資料作成は社内だけでなく社外の方と共有することも多々あると思います。その点、Microsoft365では社外者も含めリンクを知っている方との情報共有が可能です。社外の方とのプロジェクトなどでは便利に利用できますね。

まとめ

いかがですか？Microsft365の共有機能はリモートワーク化における業務効率化を加速させてくれるツールといえるのではないでしょうか？また簡単に利用できますので、是非一度検討されてはいかがでしょうか？