絶対に失敗しないRPA導入5つのポイント！カギはすこしずつはじめること！
絶対に失敗しないRPA導入5つのポイント！カギはすこしずつはじめること！
働き方改革や生産性向上、AI時代を見据えた行動として大手企業をはじめ導入が進んでいる状況です。
そんなRPAですが、すべてうまくいっているわけではありません。
というのもまだ事例が少なく、情報が共有されていないからと考えられます。
そこで、今回は「RPA導入において失敗しないポイントを5つ」あげます。ぜひ、参考にしてみてください。
RPA導入で失敗するポイント
RPAを導入して初めてわかるということも少なくありません。やってみてわかった失敗するポイントは5つです。
- 過剰な期待をしない
- 業務フローを明示化する
- 一度にすべて自動化しようとしない
- 全社レベルでの導入、運用ガイドラインを明確にする
- 管理者のスキルの習熟度合をあげる
以下順次説明していきます。
過度な期待をしない
このページを読まれている方は、なにかしらの経由でRPAの存在を知ったのでしょう。まだまだ未領域の新技術のために、RPAを導入すればすぐに社内の業務が自動化され、生産性があがると思っていても不思議ではありません。
実際、多くの企業でRPAを導入することにより劇的な生産性をあげているところもあります。
しかし、あなたの会社でもすぐに成果が出るかどうかというのは別問題です。
RPAは利益を生み出すシステム構築というより、事務職などが通常行っている定型的な業務をRPAが肩代わりすることで人件費が削減されるといった技術です。RPAがデジタルレイバー（仮想労働者）と呼ばれる理由がここにあります。
この点を忘れてしまうと、RPAに対して過度な期待をしすぎてしまい、こんなはずではなかったと思いがちです。
業務フローを明示化する
RPAを導入しても、自分が思ったように動いてくれないという事態がおこります。
その問題は、RPAの性能が悪いのではなく、RPAに対しての指示が不明瞭なために起こる事象です。
RPAの動作内容は、あくまでも開発担当者が設計しています。しかし、その開発担当者が属人的な作業で現場を把握しており、そのまま設計をしてしまうと、通常とは違う結果がでてしまうことがあります。
現場の声は重要ですが、その声をいかに属人的ではなく誰にでもわかるような業務フローに落とし込めるかが重要です。
現場担当者からのヒアリングは上記の点を注意して慎重に行うことが重要です。
一度にすべて自動化しようとしない
成功事例を見てみると、最初はテスト期間として少しずつ始めているところが多いです。
全社の各部署からチームを募集する、特定の部署が専従で始めるなどの差はありますが、まずはメンバーを集めて、なにがRPAでできるのかということを検討しています。
その後、小規模のテストを行いその結果を元に効果を試算して導入を決めています。導入を決めた後も、特定の部署から全社の部署に適用範囲を拡げたり、部署内での作業内容も深堀したりして少しずつ増やしていきます。
一度にすべて自動化しようとすると、適用範囲の選定にも時間がかかりますし、エラーが起こりやすくなります。
仮にエラーが起きても対応可能なように、まずはエラーが起きても問題がないところから始めて、順に拡大していくのが良いようです。
全社レベルでの導入、運用ガイドラインを明確にする
前項と矛盾するようですが違います。RPAの導入する範囲は、最初は狭い範囲からスタートするのは良いのですが、全社として最初にガイドラインを明示化する必要があります。
それはなぜかというと、運用ガイドラインを明示化しておかないと野良ロボットが増えてきます。
野良ロボットは管理者不在のRPAのプログラムロボットです。
属人的なルールで勝手に作ってしまい、その後、管理者が移動してしまうと誰もそのロボットのことが分からなくなってしまうのです。まだ勝手に走り回っている「野良化」している状態であればよいのですが、野良からブラックへと移行してしまうと業務に支障を与えることも考えられます。
この「ブラック化」したロボットをブラックロボットと呼びます。
ブラックロボットは、勝手にデータ入力をするなど、間違ったアクションを始めるといったことを繰り返します。
この野良ロボット対策は、どこの企業も頭を悩ませている課題です。
したがって、最初の運用時に運用ルールを属人的にならないように明確に決めておく必要があるのです。
管理者のスキルの習熟度合をあげる
RPAは、従来のシステム運用とは違い、現場のスタッフが管理者となり運用することが可能です。
しかし可能とはいえ、人には向き不向きがあります。
このようなプログラムに関してはやはり20代のほうが習得するのは有利です。
かといって年配では無理かといえばそういうわけでもなく、Microsoftのofficeが難なく使えるようであれば難しくはないでしょう。しかし、管理者のスキルが低いとせっかくのプログラムを使いこなせなくなります。
そのために社内、社外問わず勉強会などに参加して、スキルを磨くことが必要です。
RPAを導入する前にチェック！
前述してきたRPA導入で失敗しないポイントは、すこしずつ始めることです。
初めから完璧なものはできないという認識で、
- RPA導入に対して過度な期待はせずに、まずは全社で話し合って何がRPAでできるのかを検討する
- RPAを導入する前に、あらかじめ業務フローを明示化しておく
- RPAを導入しても、適用範囲をすこしずつ増やしていく
- RPAを導入する前に、ガイドラインをしっかり作っておく
- RPAを導入した後も、管理者のスキル習熟度をあげていく
といった、対応が必要になります。
最初はすこしずつ初めても、効果測定で効果が実感できる頃になると、どんどん作業範囲は拡大していきます。
まずは焦らず、社内での歩調を合わせていくことが重要です。ぜひ参考にしていただければと思います。
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