働き方改革などの波の中で、現在「RPA」を導入する企業が増えています。
あなたの会社でも、すでに業務改革のためにRPAを運用しているかもしれません。しかし、RPAを上手く活用するには運用ルールの策定が重要です。運用ルールがしっかりしていないと、RPAが誤作動を起こしたり、情報が漏洩したりする原因にもなり、非常に危険が伴います。「自社でRPAトラブルが多発している…」そういった悩みをお持ちであれば、もう一度しっかりとRPAの運用ルールを見直し、改良を加えましょう。今回はRPAを運用している企業様向けに「運用ルール策定の重要性」と「ルールがしっかりしていないと発生してしまうトラブル」そして対処法などを解説していきます。

RPAにおける運用ルールの重要性

RPAを運用すると、RPAを使用している箇所の業務体制が大きく変化します。そしてその際、人間に作業を任せるデメリットの減少と引き換えに、RPA作業代行によって発生するトラブルに適切に対処する必要があります。

RPAの運用ルールがしっかりしていないと発生してしまうトラブル事例

ここからは、RPAの運用ルールがしっかりしていないと発生してしまうトラブル事例をご紹介していきます。

• 誤作動関係のトラブル
• セキュリティ上のトラブル
• コストに関するトラブル

誤作動関係のトラブル

そして、野良ロボットは増えれば増えるほど、誤作動を引き起こす原因にもなります。

またRPA運用中に連携システムの変更や追加が発生すると、担当者はロボットを速やかに書き換えたり、追加する必要があります。またイレギュラーな処理が起きたときに備え、エラーパターンなどもロボットに追加しなければなりません。

しかし社内規約で上記に対する意識徹底がしっかりしていないと、システム変更や追加の際にロボットが停止したり、イレギュラーパターンが発生のときにロボットが誤作動を起こして大きな収益損失などにつながる可能性があります。

このようにRPA運用は、誤作動などのトラブルと常に隣り合わせの状況にあります。

セキュリティ上のトラブル

ですから悪意のある人間にIDやパスワードが漏れてしまった場合、ロボットを不正に使われて大きな損失を被る可能性も否定できません。また先ほど説明した誤作動トラブルにより、例えば送ってはいけない相手に機密情報を送ってしまったりと致命的な情報漏洩ミスが発生する可能性もあります。

コストに関するトラブル

本来、RPAは業務を効率化して、コストを削減するために導入するものです。
導入後、効率化できるからといって、闇雲に他の部署へRPAを広げていくというのはよくありません。

RPAにも向いている業務と向いていない業務があり、向いていない業務に利用してもあまり効果は見込めません。

「とりあえずRPAをどんどん導入する方が先だ」として運用ルールをおろそかにしていると、かえってメンテナンスコストが上がったり、業務工程が多くなったり、コストが増えてしまう要因にもなります。

トラブルの少なくなるRPA運用ルールとは

ここからは、トラブルの少なくなるRPA運用ルールとは何か、分かりやすくご紹介していきます。

• RPAの誤動作や管理不足などが起こらないようなガバナンス作りを行う
• セキュリティ対策をしっかり盛り込む
• 導入を広げる際はしっかり効果などを検討する

RPAの誤動作や管理不足などが起こらないようなガバナンス作りを行う

また各ロボットがどんなシステムとどのようなプロセスで連携しているかを逐一記録し、システム追加や更新などの際、誤作動などが起きないよう前もって対処を行う体制作りも必要です。

セキュリティ対策をしっかり盛り込む

RPAはシステムの一つですから、セキュリティ対策を運用ルールに盛り込むことも重要です。

さらにロボットの稼働状況をモニタリングして記録すれば、誰がどんなロボットにどんな変更を起こったかなどが丸分かりになるため、不正防止につながります。

導入を広げる際はしっかり効果などを検討する

現在、RPAが効果を挙げているからと言って、別の部署で成功するかどうかは分かりません。適切なコスト管理のためにもRPAの範囲を広げる際は、しっかり効果などを検討しましょう。

効果検討の際は、業務分野と情報システム分野の人間がしっかり連携して、どの業務にRPAを連携させれば効果が挙がるのかをしっかり詰めていきましょう。

適切なRPAの導入・運用を行えば、最大限の効果が挙がるので、コストに関する問題を解消できます。