仕事の生産性をあげるためにまずはココから!チェックシートで無駄を洗い出すためのポイント3つ
仕事の生産性をあげるためにまずはココから!チェックシートで無駄を洗い出すためのポイント3つ
「どのような対策をすればよいか分からない」
「なかなか業務効率化が進まない」
「自社が抱えている問題や課題をしっかりと把握したい」上記に当てはまるような場合、チェックシートの活用をおすすめします。チェックシートを有効的に利用することで、自社の問題点が洗い出され、その解決方法が明確になります。
そこで今回は、「生産性向上に向けてチェックシートを活用する際のポイント」を紹介していきます。また、「生産性向上の基本的な考え方」についても触れています。ぜひ参考にしてみてください。
そもそも「生産性向上」とはどういうこと?
まずは、生産性向上の基本的な考え方について、簡単に解説していきます。
「生産性」とは
そもそも、生産性とは、どのような指標なのでしょうか?生産性とは、一言で言えば、「投入資源からどのくらいの成果・価値が生まれるか」を示す指標です。言い換えると、「ヒト・モノ・カネといった経営資源がどれだけ効率的に使われているか」を表す指標です。産出(労働によって得られた成果・価値)を、投入(ヒト・モノ・カネといった経営資源)で除することで求められます。
計算式は【生産性=産出/投入】です。
「生産性向上」の意義
生産性向上とは、「より少ない投入資源でより多くの価値を産出すること」を意味します。
上述の通り、生産性は、「産出/投入」という計算式で求められます。ゆえに、生産性を高めるためには、投入を減らすか、もしくは産出を増やす必要があります。
投入とは、ヒト・モノ・カネといった経営資源のこと。つまり、労働者数や労働時間、設備投資などを見直し、無駄な部分を排除していくことが大切です。
一方で、産出とは、労働によって得られた成果・価値のこと。具体的には、生産量や販売金額、付加価値額などを意味します。顧客数や顧客満足度と捉えることもあります。産出を増やすためには、様々な角度からアウトプットの質・量を高めていくことが重要です。
自社の生産性を高めることができれば、業務の効率化が進み、経営改善、企業のさらなる成長につながるでしょう。
チェックシートを活用する際の3つのポイント
冒頭で述べた通り、生産性の向上に悩んでいる場合は、チェックシートの活用をおすすめします。チェックシートを有効的に利用することで、自社の問題点が洗い出され、その解決方法が明確になります。
生産性向上に関するチェックシート・チェックリストは、自社で用意しても、外部のものを利用しても良いでしょう。ここでは、株式会社日本能率協会コンサルティングが作成した、経済産業省監修のチェックシートを用いて、解説していきます。
チェックシートに特にこだわりがない場合は、ぜひ、当チェックシートを利用してみてください。
それでは、「チェックシートを活用する際の3つのポイント」を紹介していきます。
目的や目標を明確にする
1つ目のポイントは、「目的や目標を明確にする」ことです。
そもそもなぜ生産性を向上させたいのか、改めて考えてみてください。「従業員に幸せになってもらいたい」「大幅な黒字を継続したい」など、様々な想いがあるでしょう。
その上で、何を改善したいのか、どのような目標があるのか、明確にしてください。例えば、以下のようなイメージです。
- 新規サービスを開発し、顧客数を増やしたい
- 従業員の接客の質を高め、競合他社と差別化を図りたい
目的や目標がはっきりと思い浮かばないときは、「現状のまま事業を進めた場合、3年後どのような状態になっているか」を予想してみてください。すると、何を改善するべきか、どのような目標を立てるべきかが見えてきます。
現状課題を把握し、方向性を決定する
2つ目のポイントは、「現状課題を把握し、方向性を決定する」ことです。
改善点や目標が決まったら、次は、「現状の課題や問題」を洗い出します。
例えば、「新規サービスを開発し、顧客数を増やす」という目標を立てたとしましょう。この場合、「サービス開発のための時間的余裕がない」「従業員のスキルが足りない」などの課題が出てくると思います。
そして、これらの課題を解決するための方向性を決めます。基本的には、以下の2パターンから選びます。
A. 無駄な投入を減らす
B. 産出を増やす取り組みを行う
※もちろん、AとBの両方が必要なケースもあります。
具体的施策を決め、実行する
最後のポイントは、「具体的施策を決め、実行する」ことです。
方向性が決まったら、具体的な改善手法を決定してください。例えば、Aを選んだ場合、以下のような施策が挙げられるでしょう。
- 定型業務の無駄を削減する
- 動線を改善する
- 人員配置を見直し、適切な業務を割り当てる
- 人材育成に力を入れる
- オフィスの整理整頓を行う
- アウトソーシングを検討する
具体的施策が決まったら、後は実行するだけです。もちろん、上手くいかないケースもあると思いますが、試行錯誤を繰り返し、徐々に生産性を向上させてください。
また、経済産業省監修の「改善マニュアル」も存在します。「チェックシート」と併せて活用してみてください。
まとめ
「生産性の向上」のためには具体的な現状把握が最も大切です。
現状把握は個人の感覚に頼ると主観が入り、本当の課題が見えなくなりがちです。客観的な視点を持つためにも、こういったチェックシートをうまく活用していきましょう。